Il sito web è gestito da OfficePlay, nella qualità di Titolare del
trattamento, e le misure di sicurezza e privacy applicabili al presente sito web
sono state definite e sviluppate per garantire che i dati personali, forniti direttamente
dall'utente nelle pagine del sito web al momento della registrazione e successivamente
per l'utilizzo dei servizi forniti da OfficePlay, siano trattati nel rispetto
delle disposizioni di cui al Decreto Legislativo 196/2003 in materia di protezione
dei dati personali ("Codice della Privacy") e in seguito all'entrata
in vigore del Regolamento UE nr. 679/2016 ("GDPR") conformemente a quanto
disciplinato dall'art. 13 del citato Regolamento Europeo.
La OfficePlay informa l'utente di quanto segue:
Per trattamento di dati personali si intende qualsiasi operazione o insieme
di operazioni, compiute con o senza l'ausilio di processi automatizzati e applicate
a dati personali o insiemi di dati personali, anche se non registrati in una
banca di dati, come la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la strutturazione,
la conservazione, l'elaborazione, la selezione, il blocco, l'adattamento o la
modifica, l'estrazione, la consultazione, l'uso, la comunicazione mediante trasmissione,
la diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto
o l'interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione.
I dati verranno trattati dalla OfficePlay nel rispetto della sicurezza e riservatezza
necessarie, attraverso le seguenti modalità: raccolta dei dati presso
l'interessato, raccolti e registrati per scopi determinati, espliciti e legittimi
ed utilizzati in ulteriori operazioni di trattamento in termini compatibili
con tali scopi, trattamento posto in essere con l'ausilio di strumenti elettronici
ed automatizzati (raccolta dei dati per via telematica, direttamente presso
l'interessato).
1 - FONTE E INFORMAZIONI PERSONALI CHE OFFICEPLAY RACCOGLIE DAGLI UTENTI:
A) Informazioni fornite dall’utente durante la procedura di registrazione
o al momento del completamento dell’ordine quali nome e cognome, codice
fiscale, partita IVA, ragione sociale, indirizzo di posta elettronica, login
e password, paese (nazione), indirizzo postale, numeri di telefono per le consegne
e altre eventuali informazioni presenti nella corrispondenza o nelle richieste
inviate dall’utente a OfficePlay.
B) Informazioni di navigazione. Quando l’utente naviga sul Sito, OfficePlay
utilizza alcune tecnologie, log e cookie (si legga nel prosieguo per maggiori
informazioni) che raccolgono automaticamente determinate informazioni, come
l’indirizzo IP impiegato dall’utente per la navigazione sul Sito,
le pagine visualizzate, informazioni tecniche che possono includere l’URL
di provenienza dell’utente, informazioni sul browser, la lingua. Tali
informazioni consentono a OfficePlay di migliorare costantemente l’esperienza
di navigazione e il meccanismo di acquisto dei suoi prodotti e servizi, e di
monitorare il corretto funzionamento del Sito. Tali informazioni comprendono
esclusivamente dati statistici sulle attività eseguite dall’utente,
e non sono destinate a essere associate con i dati personali identificativi
dell’utente (anonimizzazione).
2. TITOLARI DEL TRATTAMENTO
Titolare del trattamento dei dati personali è la società ai sensi
dell'art. 26: OfficePlay con sede legale Corso Trieste 63 b 00198 Roma (RM);
3. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO
I dati personali dell'utente, liberamente comunicati e acquisiti in ragione
dell'attività svolta da OfficePlay, saranno trattati in modo lecito e
secondo correttezza per le seguenti finalità:
A. Finalità contrattuali
Le informazioni raccolte da OfficePlay sono utilizzate per le seguenti finalità
contrattuali senza il preventivo consenso degli utenti, ai sensi dell’art.
24 del Codice italiano della privacy e dell’art. 6 del RGPD:
• al fine di consentire agli utenti la registrazione sul Sito;
• al fine di prestare i servizi disponibili attraverso il Sito (es. gestione
della procedura di registrazione e accesso all’account, gestione dell’account);
• al fine di consentire la gestione degli ordini, l'evasione, la fatturazione
e la consegna dei prodotti o servizi ordinati dagli utenti sul Sito;
• per la gestione tecnica del Sito e delle relative funzioni operative
(tra cui la logistica), compresa la risoluzione di qualsiasi problema tecnico,
analisi statistica, prova e ricerca;
• al fine di impedire o prevenire attività fraudolente o un uso
improprio che possa danneggiare il sito o compromettere la sicurezza delle operazioni;
• al fine di conformarsi agli obblighi previsti dalla legge, da un regolamento
o dalla normativa comunitaria e per l'esercizio dei propri diritti in sede giudiziaria.
• al fine di soddisfare le richieste dell’utente (es. Gestione delle
richieste di informazioni);
• al fine di inviare agli utenti comunicazioni operative connesse alla
fornitura del servizio o dei prodotti, all’ assistenza alla vendita o
successiva alla vendita.
B. Finalità commerciali
Solo previo specifico e distinto consenso dell'utente e fino alla revoca dello
stesso (artt. 23 e 130 Codice Privacy e art. 7 GDPR):
- utilizzo dei propri dati personali, in particolare dell'indirizzo e-mail e
di posta cartacea, da parte dei titolari, per l'invio di proposte commerciali
relative e/o connesse ai servizi e per l'invio di materiale pubblicitario relativo
ai suddetti prodotti o servizi o di comunicazione commerciale, ivi inclusa la
newsletter relativa alle offerte sul Sito.
Il mancato consenso alla finalità di cui al punto 3B non pregiudicherà
in alcun modo la possibilità dell'utente di registrarsi al sito e di
usufruire dei suoi servizi.
L'utente può opporsi al trattamento di cui all'art. 3 B in qualsiasi
momento dopo aver prestato il proprio consenso:
• tramite apposito link presente in calce a qualsiasi e-mail a contenuto
promozionale inviata;
• modificando le sue preferenze all'interno del Sito alla sezione "Gestione
profilo" - "Consenso invio newsletter";
• inviando un’e-mail all'indirizzo clienti@playoffice.eu;
• accedendo alla sezione "contatti" all'interno del sito ed
inviando una specifica richiesta di cancellazione\modifica delle preferenze
accordate;
4. ACCOUNT DEL REGISTRATO
L'utente può creare un proprio account sul Sito inserendo i propri dati
personali (tra cui nome, cognome, recapito telefonico, email, indirizzo). L'utente
registrato potrà aggiornare in qualsiasi momento il suo profilo personale,
e potrà richiedere la cancellazione dei suoi dati personali inviando
una email all’indirizzo clienti@playoffice.eu.
5. BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO
La base giuridica del trattamento è costituita dal consenso dell'utente,
dall'adempimento di un obbligo contrattuale e dalle disposizioni di legge.
6. LEGITTIMI INTERESSI PERSEGUITI DAI TITOLARI DEL TRATTAMENTO
I legittimi interessi perseguiti dal titolare nel trattamento dei dati è
data dal dover rispettare ed onorare le obbligazioni contrattuali sottoscritte
tra le parti. Ai sensi dell'art. 6 la liceità del trattamento si basa
sul consenso manifestamente espresso da parte dell'interessato, documentato
in forma scritta.
7. NATURA DEL CONFERIMENTO DELLE INFORMAZIONI PERSONALI E CONSEGUENZE DEL DINIEGO
Il conferimento di informazioni per finalità contrattuali è volontario
e opzionale.
Il conferimento dei dati richiesti all'atto della attivazione dei servizi, per
le finalità di cui alla precedente sezione 3A, è obbligatorio,
in quanto strettamente funzionale allo svolgimento degli stessi. L'eventuale
rifiuto di fornire i dati comporta l'impossibilità di completare il processo
di registrazione dell'utente e quindi di prestare i servizi desiderati.
Il conferimento dei dati per le finalità di cui alla precedente sezione
3B è facoltativo.
8. MODALITÀ DEL TRATTAMENTO
Il trattamento delle informazioni degli utenti è effettuato solo se
necessario, e realizzato mediante le operazioni indicate all’art. 4 del
Codice italiano della privacy e dell’art. 4 del RGPD, e precisamente i
dati vengono raccolti per via telematica e trattati mediante operazioni di registrazione,
consultazione, comunicazione, conservazione, cancellazione, effettuate in prevalenza
con l'ausilio di strumenti elettronici, assicurando l'impiego di misure idonee
per la sicurezza dei dati trattati e garantendo la riservatezza dei medesimi.
I dati dell'utente, memorizzati su supporto elettronico, saranno custoditi e
archiviati su un server di proprietà di DM CONSULTING in qualità
di responsabile del trattamento. In particolare, i titolari dichiarano che i
dati registrati sul server sono protetti contro il rischio di intrusione e accesso
non autorizzato e di avere altresì adottato misure di sicurezza idonee
a garantire l'integrità e la disponibilità dei dati nonché
la protezione delle aree e dei locali rilevanti ai fini della loro custodia
e accessibilità.
I dati personali verranno trattati da collaboratori e/o dipendenti titolari
in qualità di responsabili o incaricati del trattamento, nell'ambito
delle rispettive funzioni ed in conformità alle istruzioni impartite
dai titolari.
I titolari garantiscono il massimo livello di sicurezza nella gestione dei dati
dell'utente. Le eventuali informazioni fornite relative alle carte di credito
non sono memorizzate. I titolari non hanno accesso alle informazioni confidenziali
relative alle carte di credito, le quali verranno trattate dagli intermediari
e dalle emittenti delle carte nel rispetto del Codice della Privacy.
9. CATEGORIE DI SOGGETTI CHE POSSONO ACCEDERE AI DATI
Qualsiasi informazione personale fornita sarà trattata da OfficePlay
in qualità di Titolare del trattamento. Le informazioni personali saranno
trattate dal personale addetto al trattamento delle informazioni personali raccolte:
• dipendenti e consulenti autorizzati a gestire il Sito e prestare i relativi
servizi (es. servizio clienti, gestione dei sistemi informatici) in qualità
di soggetti incaricati del trattamento e/o amministratori di sistemi e/o responsabili
del trattamento interni;
• dipendenti e consulenti dell’ufficio marketing, finanza, amministrazione,
contabilità e altri uffici di OfficePlay, nella qualità di incaricati
del trattamento e/o responsabili del trattamento interni.
OfficePlay potrà inoltre richiedere ai propri fornitori di servizi di
eseguire alcune operazioni di trattamento dei dati per suo conto, secondo le
istruzioni da essa fornite e in linea con la presente Informativa sulla privacy.
I suddetti fornitori tratteranno le informazioni personali in qualità
di responsabili del trattamento esterni sulla base di adeguati impegni contrattuali
e/o lettere di nomina, e comprendono, a titolo esemplificativo:
• fornitori di servizi di gestione dei Sistemi Informatici e del Sito
(es. hosting provider);
• fornitori di servizi di pagamento on-line;
• fornitori dei servizi relativi all’inserimento di ordini, spedizioni
di prodotti e/o altri servizi disponibili attraverso il presente Sito;
L’accesso alle informazioni, infine, potrà essere effettuato da
parte della DM CONSULTING in qualità di responsabile del trattamento
esterno, per la gestione dei servizi (es. comunicazioni commerciali) e l’adempimento
delle finalità contrattuali sopra indicate, tra cui l’analisi dei
dati e la prestazione di assistenza per la commercializzazione.
10. SICUREZZA
OfficePlay si impegna a tutelare le informazioni degli utenti e informa che
la password è uno dei meccanismi di tutela dell’account, pertanto
gli utenti sono invitati a utilizzare una password sufficientemente sicura e
custodita in un luogo sicuro, limitando l’accesso all’account ai
propri computer e browser, scollegandosi dopo aver visitato il sito.
La DM CONSULTING, in qualità di responsabile esterno, utilizza adeguate
misure di sicurezza per la tutela delle informazioni dall’accesso o da
modifiche non autorizzate, e dalla trasmissione o distribuzione di dati. Al
fine di impedire l’accesso non autorizzato, mantenere l’accuratezza
dei dati e garantire l’utilizzo corretto delle informazioni, DM CONSULTING
utilizza adeguate procedure materiali, elettroniche e gestionali per salvaguardare
e tutelare le informazioni e i dati memorizzati nel proprio sistema.
DM CONSULTING ritiene che le misure adottate riducano la possibilità
di problemi di sicurezza a un livello adeguato per il tipo dei dati in questione.
11. DURATA DEL TRATTAMENTO E PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI
Il trattamento dei dati personali con riferimento alla finalità di cui
alla sezione 3.A, avrà una durata pari a quella necessaria per l'esecuzione
dei servizi richiesti, a cui andrà sommato l'ulteriore periodo normativamente
previsto in ottemperanza agli obblighi di natura civilistica, fiscale e tributaria
vigenti.
Il trattamento dei dati personali con riferimento alla finalità di cui
alla sezione 3.B avrà una durata pari a quella necessaria per l'esecuzione
dei servizi richiesti salvo esplicita richiesta di cancellazione.
Al termine del periodo di trattamento dei dati, questi ultimi andranno cancellati,
ovvero resi anonimi in modo permanente.
12. DIRITTI DELL'INTERESSATO
L'utente, ai sensi di quanto previsto dall'art. 7 Codice Privacy e art. 15
GDPR, ha diritto a:
• ottenere la conferma dell'esistenza o meno di dati personali che lo
riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma
intelligibile;
• ottenere l'indicazione: a) dell'origine dei dati personali; b) delle
finalità e modalità del trattamento; c) della logica applicata
in caso di trattamento effettuato con l'ausilio di strumenti elettronici; d)
degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante
designato ai sensi dell'art. 5, comma 2 Codice Privacy e art. 3, comma 1, GDPR;
e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono
essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante
designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati;
• ottenere: a) l'aggiornamento, la rettifica ovvero, quando vi è
interesse, l'integrazione dei dati; b) la cancellazione, la trasformazione in
forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi
quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi
per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati; c) l'attestazione
che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza,
anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono
stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela
impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto
al diritto tutelato;
• opporsi, in tutto o in parte: a) per motivi legittimi al trattamento
dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo
della raccolta; b) al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini
di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento
di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale, mediante l'uso di sistemi
automatizzati di chiamata senza l'intervento di un operatore mediante email
e/o mediante modalità di marketing tradizionali mediante telefono e/o
posta cartacea. Si fa presente che il diritto di opposizione dell'interessato
per finalità di marketing diretto mediante modalità automatizzate
si estende a quelle tradizionali e che comunque resta salva la possibilità
per l'interessato di esercitare il diritto di opposizione anche solo in parte.
Pertanto, l'interessato può decidere di ricevere solo comunicazioni mediante
modalità tradizionali ovvero solo comunicazioni automatizzate oppure
nessuna delle due tipologie di comunicazione;
• domandare ai Titolari l'accesso ai dati personali (art 15 GDPR), la
rettifica (art 16 GDPR) o la cancellazione (art. 17 GDPR) degli stessi, la limitazione
del trattamento o di opporsi al loro trattamento (art. 18 GDPR);
• alla portabilità in esterno dei suoi dati trattati in forma automatizzata
ove applicabile;
• di revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità
del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca;
• proporre reclamo all'Autorità Garante per la protezione dei dati
personali;
Per esercitare i diritti sopraindicati, nonché per ricevere informazioni
relative ai soggetti presso i quali i dati sono archiviati o ai quali i dati
vengono comunicati ovvero ai soggetti che, in qualità di responsabili
o incaricati, possono venire a conoscenza dei tuoi dati, potrà rivolgersi
ai titolari inviando una richiesta al seguente indirizzo e-mail clienti@playoffice.eu.
13. TRASFERIMENTO DEI DATI PERSONALI
La gestione e la conservazione dei dati personali avverrà su server
ubicati all'interno dell'Unione Europea. Attualmente i server sono situati in
ROMA presso la Struttura Tecnica di ITNET. I dati non saranno oggetto di trasferimento
al di fuori dell'Unione Europea.
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